Come organizzare una postazione ambulatoriale efficiente

Una postazione ben organizzata non dipende soltanto dalla quantità di strumenti disponibili. A incidere sul lavoro quotidiano sono soprattutto la loro disposizione, l’accessibilità dei consumabili e la possibilità di avere ciò che serve vicino all’area in cui viene utilizzato.

Progettare una postazione ambulatoriale in funzione delle attività realmente svolte può aiutare a ridurre spostamenti inutili, rendere più ordinata la gestione dei materiali e semplificare la preparazione delle procedure.

Partire dalle attività svolte nella postazione ambulatoriale

Il primo criterio non dovrebbe essere lo spazio disponibile, ma ciò che viene effettivamente eseguito nella stanza o nell’area di lavoro.

Una postazione utilizzata principalmente per visite di routine avrà esigenze differenti rispetto a una destinata a medicazioni, piccoli interventi o procedure che richiedono una maggiore quantità di strumenti.

Può essere utile suddividere la dotazione in tre gruppi:

• strumenti utilizzati durante la maggior parte delle attività;
• consumabili ad alta rotazione;
• materiali e dispositivi necessari soltanto per procedure specifiche.

Questa distinzione consente di riservare le aree più facilmente accessibili agli elementi realmente utilizzati con maggiore frequenza.

Tenere vicino ciò che viene utilizzato insieme

Un principio semplice consiste nel raggruppare strumenti e materiali in base alla procedura anziché distribuirli soltanto per tipologia di prodotto.

Se garze, bende e altri materiali vengono normalmente utilizzati durante la stessa attività, mantenerli nella stessa area rende più immediata la preparazione della postazione.

Lo stesso criterio può essere applicato agli strumenti diagnostici o agli accessori necessari per determinate procedure. L’obiettivo è ridurre il numero di passaggi necessari per recuperare ciò che serve durante il lavoro.

Quando può essere utile un carrello medicale?

Quando la dotazione deve essere spostata tra più aree o comprende numerosi materiali, un carrello può diventare parte integrante dell’organizzazione.

La scelta dovrebbe essere effettuata valutando numero e dimensione dei ripiani, presenza di cassetti, capacità di carico, mobilità e possibilità di organizzare separatamente strumenti e consumabili.

Un esempio è il Carrello Smart a 2 ripiani con base e cassetto disponibile su MedVet. La configurazione comprende ripiani regolabili, un cassetto estraibile e quattro ruote, due delle quali dotate di freno.

Non significa, però, che ogni postazione necessiti dello stesso tipo di carrello. Una configurazione adatta alla strumentazione può essere diversa da quella destinata principalmente a materiali per medicazione.

Superfici di appoggio: evitare di occupare il piano principale

Durante alcune procedure può essere utile disporre di una superficie di servizio dedicata, evitando di concentrare strumenti, confezioni e materiali sullo stesso piano di lavoro.

In questi casi un tavolo servitore o un tavolo Mayo può fornire una superficie aggiuntiva posizionabile vicino all’area operativa.

Il Tavolo Servitore Mayo MedVet, ad esempio, è realizzato in acciaio inox AISI 304 ed è regolabile in altezza, caratteristiche che ne permettono l’integrazione in differenti configurazioni operative.

Organizzare i consumabili in base alla frequenza di utilizzo

Guanti, garze, lenzuolini e altri prodotti monouso occupano una parte significativa della dotazione ambulatoriale. La loro posizione dovrebbe riflettere il consumo reale.

I materiali utilizzati quotidianamente possono essere mantenuti nella zona operativa in quantità limitate e reintegrati dal magazzino, mentre prodotti utilizzati meno frequentemente possono essere conservati in aree secondarie.

Questa logica evita di sovraccaricare cassetti e ripiani e facilita anche il controllo delle quantità residue.

Per approfondire la pianificazione dei consumi puoi consultare anche la guida MedVet sulla gestione delle scorte in ambulatorio.

Ogni cassetto dovrebbe avere una funzione riconoscibile

Quando una postazione dispone di diversi cassetti o vani, assegnare a ciascuno una funzione precisa può rendere più semplice sia l’utilizzo sia il reintegro.

Una possibile organizzazione può prevedere aree separate per:

• materiali per medicazione;
• dispositivi di protezione e monouso;
• strumenti e accessori;
• materiali dedicati a procedure specifiche.

Non esiste una suddivisione universale: ciò che conta è che la logica adottata sia semplice, coerente e facilmente riconoscibile da chi utilizza la postazione.

Ridurre il materiale non significa ridurre la dotazione

Una postazione efficiente non è necessariamente una postazione minimale. L’obiettivo è evitare che materiali poco utilizzati occupino lo spazio destinato agli strumenti che devono essere disponibili con continuità.

Rivedere periodicamente il contenuto di cassetti, ripiani e carrelli permette inoltre di individuare prodotti non più utilizzati, doppioni o quantità superiori al fabbisogno operativo.

Organizzazione e flusso di lavoro devono evolvere insieme

La disposizione iniziale non deve essere considerata definitiva. Se cambiano le procedure, il numero di operatori o la frequenza di utilizzo dei materiali, anche la postazione può essere riorganizzata.

Osservare quali strumenti vengono cercati più spesso, quali spostamenti si ripetono durante la giornata e quali consumabili devono essere reintegrati continuamente aiuta a individuare possibili miglioramenti.

Una postazione ben strutturata nasce quindi dall’equilibrio tra spazio, strumenti, consumabili e modalità operative: non dall’accumulo della maggiore quantità possibile di materiale.