Come pianificare l’approvvigionamento dei consumabili sanitari

Guanti, garze, aghi, bende, contenitori e altri prodotti monouso vengono utilizzati con frequenze molto diverse all’interno di studi, ambulatori e strutture sanitarie. Quando gli acquisti vengono effettuati soltanto nel momento in cui una confezione sta per terminare, il rischio è trasformare il riordino in una continua attività d’emergenza.

Un corretto approvvigionamento dei consumabili sanitari parte invece dall’osservazione dei consumi reali e dalla definizione di una frequenza di acquisto coerente con il lavoro svolto.

Scorte e approvvigionamento non sono la stessa cosa

La gestione delle scorte riguarda ciò che è già disponibile all’interno della struttura: quantità presenti, organizzazione del magazzino e livelli minimi.

L’approvvigionamento riguarda invece il modo in cui quei materiali vengono reintegrati: quando effettuare un ordine, in quale quantità e con quale frequenza.

I due aspetti sono strettamente collegati. Prima di programmare gli acquisti è quindi necessario conoscere il consumo dei prodotti più utilizzati e individuare quelli che presentano una rotazione sufficientemente regolare.

Per approfondire la fase precedente puoi consultare anche la guida MedVet sulla gestione delle scorte in ambulatorio.

Individuare i consumabili ad alta rotazione

Non tutti i prodotti meritano lo stesso modello di approvvigionamento. Un dispositivo utilizzato occasionalmente non dovrebbe essere gestito con gli stessi criteri di un consumabile impiegato più volte durante la giornata.

Per iniziare può essere utile individuare tre gruppi:

• alta rotazione: prodotti con consumo frequente e relativamente prevedibile;
• rotazione media: materiali utilizzati regolarmente ma con quantità più variabili;
• bassa rotazione: articoli destinati ad attività specifiche o occasionali.

Guanti, garze, aghi o altri materiali monouso possono rientrare nel primo gruppo quando fanno parte delle attività quotidiane della struttura.

Calcolare il consumo medio prima di programmare il riordino

Per i prodotti ad alta rotazione è utile osservare il numero di confezioni utilizzate in un periodo sufficientemente rappresentativo.

Ad esempio, se un articolo viene consumato in modo abbastanza stabile, la quantità media mensile può diventare un riferimento per pianificare il riordino. Il dato deve comunque essere aggiornato nel tempo, perché il fabbisogno può cambiare in funzione del numero di pazienti, delle procedure svolte o dell’organizzazione interna.

Una programmazione efficace non nasce quindi da una quantità standard, ma da dati specifici della singola struttura.

Definire una scorta minima di sicurezza

Programmare gli acquisti non significa attendere che la quantità disponibile raggiunga lo zero. Per i materiali indispensabili può essere opportuno stabilire una scorta minima da mantenere disponibile per coprire il normale intervallo tra ordine e consegna.

Il livello minimo dovrebbe considerare almeno:

• consumo medio del prodotto;
• tempo necessario per il reintegro;
• eventuali variazioni della domanda;
• importanza del materiale nell’attività quotidiana.

Un prodotto facilmente sostituibile può essere gestito diversamente rispetto a un consumabile indispensabile per una procedura frequente.

Evitare l’errore opposto: la sovrascorta

L’assenza di materiale non è l’unico problema possibile. Ordinare quantità molto superiori al consumo effettivo può generare accumuli, occupare inutilmente spazio e rendere più difficile controllare ciò che è realmente disponibile.

Per i prodotti soggetti a scadenza, una sovrascorta può inoltre aumentare il rischio di avere confezioni inutilizzate oltre il periodo previsto.

Per questo una buona pianificazione cerca un equilibrio: quantità sufficienti a garantire continuità senza trasformare il magazzino in una riserva sproporzionata rispetto alle necessità.

Quando ha senso programmare gli acquisti?

La programmazione è particolarmente utile quando il consumo presenta una certa regolarità. In questi casi può essere più semplice stabilire un intervallo di riordino settimanale, mensile o legato al raggiungimento della scorta minima.

Al contrario, prodotti utilizzati in modo irregolare richiedono spesso una gestione più flessibile.

Il catalogo MedVet comprende numerose categorie di consumabili, tra cui aghi e siringhe, prodotti per medicazione e materiali monouso. La categoria dedicata agli aghi e alle siringhe, ad esempio, include diverse configurazioni e confezionamenti destinati alle differenti esigenze operative.

Riordino programmato e acquisti frammentati

Quando più consumabili vengono acquistati separatamente ogni volta che terminano, nel corso del mese possono accumularsi numerosi piccoli ordini.

Raggruppare i prodotti con cicli di consumo simili può invece rendere più semplice la pianificazione. Materiali utilizzati con frequenza confrontabile possono essere controllati nello stesso momento e, quando possibile, inseriti nello stesso ciclo di acquisto.

Questo non significa acquistare necessariamente più prodotti, ma ridurre la frammentazione del processo di riordino.

Quando valutare una fornitura programmata

Per alcuni consumabili con utilizzo stabile può essere utile valutare una modalità di acquisto programmata. Prima di adottarla è comunque consigliabile conoscere il consumo medio e verificare periodicamente che le quantità impostate continuino a rispecchiare le esigenze reali.

MedVet raccoglie nella sezione Risparmia con MedVet una selezione di prodotti a riacquisto ricorrente, tra cui garze, bende, aghi e altri consumabili. La disponibilità effettiva dei singoli articoli deve naturalmente essere verificata al momento dell’acquisto.

Una pianificazione da rivedere nel tempo

Un sistema di approvvigionamento efficace non dovrebbe essere impostato una sola volta e poi lasciato invariato. Il consumo può cambiare e prodotti prima utilizzati frequentemente possono diventare meno necessari, mentre altre categorie possono aumentare di rotazione.

Può quindi essere utile controllare periodicamente consumo medio, quantità ordinate e livello delle scorte, correggendo la frequenza di acquisto quando emergono differenze significative.

In questo modo il riordino diventa parte della gestione ordinaria della struttura e non una successione di acquisti effettuati quando il materiale è ormai prossimo all’esaurimento.